« Les Archives sont l’ensemble des documents, quels qu’en soient la nature, la date, la forme et le support matériel, élaborés ou reçus par une personne physique ou morale de droit public, dans le cadre de son activité. Ces documents sont organisés et conservés à des fins scientifiques, administratives et culturelles ». Les Archives désignent également le bâtiment où sont conservés ces documents, ainsi que le service qui en assure la gestion. Partant, les archives constituent la mémoire des nations et des sociétés; elles sont un élément fondamental de leur identité. La bonne conservation des archives est indispensable pour assurer à la fois la continuité (jes activités des organismes et la justification des droits des individus et des Etats, puisqu’elles garantissent et facilitent l’accès des citoyens à l’information administrative et le droit des peuples à connaître leur histoire. Les archives sont essentielles à l’exercice de la démocratie et à la qualité de l’administration tant publique que privée. C’est pour réfléchir sur les archives dans leur diversité» sur les défis auxquels elles font face et les risques auxquels elles sont exposées que le Conseil International des Archives (ICA) a décidé lors de sa dernière Assemblée Générale (Québec, Novembre 2007) de la célébration chaque année, le 09 Juin, de la Journée Internationale des Archives. C’est précisément à cette date que l’ICA fut fondé à Paris à l’UNESCO en 1948. De ce fait, la première Journée Internationale des Archive~i est également le 60ème anniversaire de l’ICA. Cette journée offre aux archivistes de part le monde l’occasion de promouvoir la cause des documents et des archives dans leur pays. Aussi, les professionnels de l’Information Documentaire (Archivistes et Assimilés) réunis au sein de l’Association pour le développement des Activités Documentaires au Bénin (ADADB), voudraient-ils se joindre à la commémoration de cette première édition pour signifier que la gestion efficiente des documents est une des conditions primordiales et essentielles de la bonne gouvernance, de la transparence et de la responsabilité. La présente édition est célébrée dans la droite ligne du XVlème Congrès International des Archives qui se tiendra à Kuala Lumpur (Malaisie) du 21 au 27 juillet 2008 sur le thème Archives, Gouvernance et Développement: Bâtir la société du futur. Les archives facilitent la bonne gouvernance et impulsent le développement durable. Dans notre pays, on note cependant:
– le manque de locaux appropriés aux services d’archives, lorsque ceux-ci existent;
– l’expropriation des bâtiments d’archives au profit d’autres services de l’administration,
– l’insuffisance de personnel qualifié à la gestion des archives;
– l’affectation des archivistes régulièrement recrutés à des services autres que ceux des archives;
– l’absence d’une réglementation complète et rigide en matière d’archives au Bénin;
– la méconnaissance de la place et de la valeur des archives dans l’administration.
Toutefois, les professionnels de l’information documentaire reconnaissent l’effort du gouvernement dans la prise en compte du rôle des archives notamment en ce qui concerne:
– la prise du décret N° 2006-268 du 14 Juin 2006 fixant les structure-types des ministères, décret qui prévoit en son article 23 un service de pré archivage placé sous l’autorité du Secrétariat Général;
– la signature du nouveau décret 2007-532 du 02 Novembre 2007 portant Attributions,
Organisation et Fonctionnement des Archives Nationales;
– l’accroissement du nombre d’archivistes recrutés depuis 2006 chaque année dans l’administration.
Par ailleurs, les archivistes et assimilés saissisent cette occasion pour exhorter le gouvernement à :
– l’application effective dans les meilleurs délais des dispositions du décret 2007-532 du 02 Novembre 2007 portant Attributions, Organisation et Fonctionnement des Archives Nationales, entre autres, la mise en œuvre des Archives départementales ;
– l’élaboration, dans un futur proche, d’un projet de loi sur les archives en remplacement de l’actuel décret en vue de lui donner une base juridique plus forte;
– le recrutement continu et en nombre suffisant d’archivistes;
– le renforcement des services de pré-archivage dans les ministères et institutions de la République en les dotant d’équipements modernes et des ressources humaines motivées et qualifiées;
– l’institutionnalisation de la célébration au Bénin chaque 09 Juin de la Journée
Internationale des archives.
Enfin, les archivistes et assimilés réaffirment que les archives facilitent l’efficacité de la gestion administrative, favorisent la bonne gouvernance et contribuent ainsi au processus de développement du Bénin.
Cotonou, le 09 Juin 2008
Pour l’ADADB, le Président
Et P.O. le Deuxième-Vice Président Chargé
de l’Information
Wenceslas G.G. MAHOUSSI