Mieux gérer son temps… C’est possible !

Chacun de nous adopte, sans s’en rendre compte, de mauvaises habitudes qui entraînent inévitablement une mauvaise gestion du temps, permettant ainsi au fléau du « Temps élastique » de proliférer dans nos Cités.

Il s’agit donc de réussir à se débarrasser de ces mauvaises habitudes afin de pouvoir réussir à mieux gérer son temps. C’est l’objet de cette dernière partie, mais non l’ultime, qui nous apportera quelques outils managériaux et quelques conseils de gestion du temps.

Avant toute chose, il convient de faire un bilan, chacun à son niveau, pour évaluer la qualité de notre gestion du temps. Répondez objectivement aux questions suivantes : « Cette semaine, combien de fois avez-vous été en retard à des rendez-vous formels ? Combien de rendez-vous avez-vous dû annuler ? Avez-vous atteint tous les objectifs professionnels et personnels que vous vous êtes assignés pour cette semaine ?

En espérant que vous aurez fait votre bilan en toute objectivité, nous allons maintenant aborder les mauvaises habitudes dont nous devons nous débarrasser pour mieux gérer notre temps.

Les mauvaises habitudes de la gestion du temps

 Nous ne faisons pas attention à ces mauvaises habitudes. Mais elles sont là, ancrées dans notre vie quotidienne, au bureau comme à la maison, et nous « bouffent » le peu de temps dont nous disposons pour exécuter les tâches qui nous incombent.

1) Nous ne savons pas établir nos priorités : Toutes les tâches que nous accomplissons sont hiérarchisées selon la difficulté, selon l’urgence ou selon l’importance. En prenant le mauvais bout de cette hiérarchisation, c’est-à-dire en commençant par les urgences, nous perdons trop de temps. Ainsi, nous faisons d’habitude ce qui est facile avant ce qui est difficile ; ce que nous savons faire avant ce qui est nouveau ; ce qui est urgent avant ce qui est important ; ou encore ce que d’autres nous demandent avant ce que nous avons choisi. Nous n’arrivons pas à faire la différence entre l’urgent et l’important : Lorsque nous sommes face à plusieurs centres d’intérêts, nous nous occupons d’abord de ceux qui nous réclament le plus bruyamment, même s’ils ne sont pas forcément les plus urgents, ni les plus importants. De même, nous traitons plutôt les problèmes dans l’ordre où ils se présentent, ce qui n’a pas forcément de rapport avec leur ordre d’importance.

2) Nous n’arrivons pas à respecter rigoureusement notre propre planning : Nous laissons souvent les activités auxquelles nous n’avons pas affecté d’horaires prendre le pas sur celles que nous avions déjà prévues. Nous sommes souvent plus disponibles pour les interrupteurs que pour nos propres priorités. C’est toujours dans le même registre de la mauvaise gestion des priorités.

3) Nous ne parvenons pas à bien évaluer la durée nécessaire pour chaque activité : Il n’est pas facile d’évaluer la durée de ce qui ne s’est pas encore produit. C’est une question de flair. Toutefois, il existe des normes que nous ne pouvons refuser de respecter. Par exemple, un médecin qui prévoit dix minutes de consultation par patient et qui en programme vingt pour la journée, alors que dans la pratique il passe plus de trente minutes avec chaque patient. Ce médecin sera obligé de laisser tomber les derniers patients car il aura accumulé un retard de vingt minutes sur chaque patient consulté.

4) Nous ne nous donnons pas le temps qu’il faut pour bien exécuter chaque activité. Nous voulons en faire beaucoup en peu de temps. C’est légitime, car il s’agit de gagner du temps ; mais, si on ne sait s’y prendre, avec les bons outils, on en fait trop pour zéro résultat. Donc cela devient un gaspillage de temps. En restant dans cette optique, nous perdons plus de temps espérant en gagner.

5) Nous ne considérons pas les plus petites unités du temps : Nous pensons que, « une minute de plus ou de moins, qu’est-ce que çà peut faire ? » Une minute correspond à soixante (60) secondes. En perdant trois (03) secondes sur chaque minute, nous perdons soixante-douze (72) minutes chaque jour, soit plus d’une heure.

Outils et conseils pour mieux gérer son temps

Il n’y a pas de remède magique, d’outil-miracle pour réussir à mieux gérer son temps. Cependant, nous pouvons, conseiller à chaque citoyen de reprendre les « bons vieux agendas-planning ».

Mieux, un « to-do list » quotidien ou hebdomadaire (liste des choses à faire) ne serait pas de trop, un peu comme un « pense-bête » pour nous rappeler les activités à mener, surtout les principales.

Il faut savoir différencier l’urgent de l’important, l’important du prioritaire. Et nous ne pourrons pas vous aider dans cette démarche juste à travers cette série de chroniques, car c’est une affaire de valeurs personnelles.

Chacun définit ses priorités selon les principes et paradigmes qui guident sa vie. Il faut d’abord procéder à une évaluation de ces principes et paradigmes pour les déterminer avec précision. Par exemple cette question : « Qu’est-ce qui compte le plus pour vous ? » L’argent, la réussite professionnelle, la reconnaissance sociale, l’accomplissement personnel, ou l’apport de solutions pérennes et fiables aux problèmes de ceux qui comptent pour vous ?

C’est à vous de définir quelles sont vos priorités. Et vos priorités détermineront votre gestion du temps. Enfin, si vous respectez vos interlocuteurs, vous serez toujours ponctuels à vos rendez-vous ; sinon, tout au moins, vous saurez rester dans le flottement universel de quinze (15) minutes. C’est un privilège de gestion du temps reconnu au professionnel, qui vous dit pour conclure : « Si je vous dis onze (11) heures et que quinze minutes plus tard (11 H 15) je ne suis pas encore venu, c’est que j’ai été «fauché» ou «terrassé». Alors, ne m’attendez-plus, mais attendez-vous à une mauvaise nouvelle nous concernant » !

Parce que le Temps n’est pas élastique, c’est le même partout. Il faut le maîtriser, bien le gérer.