La France entre dans une nouvelle ère en matière de paiements entre entreprises. À compter du 1er septembre 2026, toutes les sociétés seront tenues de transmettre leurs factures via une plateforme agréée par l’État. Il ne s’agit pas d’un simple changement du format de fichier. Il s’agit d’une transformation en profondeur de l’ensemble du processus de facturation, d’archivage et de déclaration des données fiscales.
Pour un entrepreneur exerçant son activité en France, qu’il dirige une TPE (très petite entreprise), une PME (petite et moyenne entreprise) ou une grande entreprise, cela implique des obligations concrètes et des choix techniques qu’il convient de faire dès maintenant.
Les deux piliers de la réforme : la facturation électronique et la déclaration électronique
La réforme de la facturation électronique en France repose sur deux mécanismes complémentaires.
La facturation électronique désigne l’obligation de créer, d’envoyer et de recevoir des factures dans un format électronique normalisé. La facture est émise par le fournisseur via sa Plateforme Agréée (PA), puis transmise à l’acheteur par la plateforme de son choix. Il est important de noter que l’envoi direct de factures aux clients ne sera plus autorisé : toutes les factures devront passer par une plateforme externe agréée.
La déclaration électronique est le deuxième élément, tout aussi important. Il s’agit de transmettre à l’administration fiscale certaines informations relatives aux transactions commerciales : le montant des opérations, le montant de la TVA facturée, etc. La déclaration électronique couvre les transactions avec des sociétés étrangères, les ventes B2C et les transactions intracommunautaires.
En d’autres termes : la facturation électronique concerne les factures entre sociétés opérant en France et assujetties à la TVA, tandis que la déclaration électronique « complète » cette obligation pour toutes les autres transactions non couvertes par la facturation électronique.
Qui doit s’adapter et quand ?
L’obligation d’émettre des factures électroniques et de les recevoir s’applique à toutes les opérations effectuées entre des sociétés assujetties à la TVA et immatriculées en France.
Le calendrier de mise en œuvre s’étale sur plusieurs étapes :
À compter du 1er septembre 2026 : toutes les sociétés, sans exception, devront être en mesure de recevoir des factures électroniques, y compris les TPE et les micro-entrepreneurs. À cette date, l’obligation d’émission s’applique aux grandes entreprises et aux entreprises de taille intermédiaire (ETI).
À compter du 1er septembre 2027 : l’obligation d’émettre des factures électroniques et de déclarer les données en ligne s’applique aux PME, aux TPE et aux micro-entreprises.
Cela signifie que même la plus petite société pratiquant la vente B2B en France devrait dès à présent choisir une plateforme et tester sa solution, même si pour l’émission des factures, elle a jusqu’en septembre 2027 pour se mettre en conformité.
Quels formats de factures seront acceptés ?
Seuls les formats conformes à la norme européenne EN 16931 sont autorisés :
- UBL (Universal Business Language) – format XML normalisé, couramment utilisé dans les échanges B2B,
- CII (Cross Industry Invoice) – format élaboré par l’ONU (UN/CEFACT), très structuré,
- Factur-X – format hybride combinant PDF et XML, plus accessible pour les PME.
Factur-X est souvent choisi pour sa clarté et sa compatibilité avec les outils existants. Pour les sociétés qui font leurs premiers pas dans la facturation électronique, c’est généralement le point d’entrée le plus simple.
Comment fonctionne la Plateforme Agréée (PA) ?
Dans l’ancien système, la facture était envoyée directement, par courriel ou par courrier postal. Dans ce nouveau modèle, l’ensemble du cycle de traitement des factures passe par une plateforme intermédiaire.
Chaque société doit choisir sa propre PA pour l’émission et la réception des factures. La liste des plateformes enregistrées par l’administration fiscale est régulièrement mise à jour et publiée sur le site impots.gouv.fr. La DGFiP a publié la liste des plus de 100 premières plateformes agréées permettant l’émission et la réception de factures électroniques conformément à la réglementation.
La plateforme joue le rôle d’intermédiaire chargé de vérifier le format de la facture, de la transmettre au destinataire concerné et de communiquer les données à l’administration. Les sanctions pour défaut de désignation d’une PA s’élèvent à 500 € à compter du 1er septembre 2026, puis à 1 000 € tous les trois mois. Toute facture émise en dehors du système est passible d’une amende de 50 €, et toute violation de l’obligation de déclaration électronique d’une amende de 500 €, avec un plafond annuel pour les amendes.
Une règle a été introduite qui exonère de sanction si l’erreur est ponctuelle et qu’elle est corrigée de plein gré ou dans les 30 jours suivant la mise en demeure de l’administration.
Comment préparer sa société, étape par étape ?
Se préparer à la réforme nécessite d’agir simultanément à plusieurs niveaux :
- Audit interne. Il convient de recenser les factures émises et reçues au cours des douze derniers mois, en distinguant trois catégories : B2B (factures électroniques), B2C (déclarations électroniques) et transactions internationales hors UE. Il est ensuite utile de dresser la liste de tous les logiciels impliqués dans la chaîne de facturation : ERP, CRM, tableurs, plateformes de commerce électronique, modules de caisse.
- Choix de la plateforme. Cette décision doit tenir compte de la taille de la société, du volume des transactions et de l’intégration avec les logiciels existants. Certaines solutions proposent une plateforme directement intégrée à un programme de facturation : c’est l’approche la plus simple pour les PME.
- Mise à jour des données des partenaires commerciaux. Chaque facture électronique B2B doit comporter le numéro SIREN/SIRET de l’acheteur ; il est conseillé de vérifier et de mettre à jour votre base de données clients.
- Formation de l’équipe. Il convient de former les services comptabilité et ventes aux nouveaux statuts des factures, aux délais de rejet et à la gestion des litiges.
- Essai préliminaire. Il est conseillé de réaliser un essai en conditions réelles pendant un mois complet, de préférence plusieurs mois avant la date prévue.
Des avantages qui méritent d’être soulignés
Cette réforme est coûteuse sur le plan organisationnel, mais elle apporte également des avantages concrets. Grâce à la facture électronique, il est possible, en une seule opération, d’envoyer la facture au client et de transmettre les données nécessaires à l’administration, ce qui évite des formalités administratives ultérieures. Cette réforme vise à raccourcir les délais de paiement, à automatiser les obligations déclaratives et à renforcer la transparence des flux financiers.
Pour les sociétés actives sur le marché B2B en France, c’est avant tout l’occasion d’optimiser des processus qui reposent souvent depuis des années sur l’envoi de fichiers PDF par courriel.
Un outil qui facilitera le passage à la facturation électronique
La mise en œuvre de la nouvelle réglementation nécessite un logiciel robuste capable de prendre en charge les formats requis, de s’intégrer à la plateforme agréée et de se tenir à jour avec les modifications réglementaires.
L’une des solutions adaptées au contexte français est VosFactures.fr – un programme de facturation en ligne intuitif qui accompagne depuis des années les entrepreneurs exerçant leur activité en France. La plateforme garantit la conformité avec la réglementation relative à la facturation électronique, s’adresse à différents types d’entreprises – des travailleurs indépendants aux PME – et met régulièrement à jour ses fonctionnalités en fonction de l’évolution de la législation.
Pour les sociétés qui souhaitent passer à la facturation électronique sans complications techniques inutiles, VosFactures offre une solution d’entrée de gamme : création simple de documents, gestion des clients et conformité aux exigences 2026/2027.
